01.04.2020 von Lena Zamzow

Im Zuge des veränderten Arbeitens aus dem Home Office möchten wir euch unsere Erfahrungen in einer Blogartikel-Reihe zum Thema Remote Arbeiten präsentieren. Unser Auftakt sind Remote Meetings: einige DOs und DONTs habe ich hier für euch zusammengestellt.

Meine Kollegin Maike Conrads hat sich intensiv mit der Remote Moderation beschäftigt und gibt euch Tipps für eine gute Remote Moderation weiter.

Bei uns im Team verlief der Prozess der durch Corona veränderten Arbeitssituation fast reibungslos. Wir hatten das Glück, auch vorher bereits ein verteiltes Team gewesen zu sein, und waren dementsprechend mit unseren Remote Tools schon vertraut. Jedoch gibt es natürlich Veränderungen: Wir sind alle remote! Das ist gut, zeigt aber auch andere Probleme auf.

Digitale Gleichheit?

Grundsätzlich schafft es Gleichheit, wenn alle individuell vor ihrer Kamera sitzen und es nicht mehr die zwei Klassen gibt: "Die Einen" am zentralen Punkt in einem lokalen Konferenzraum und "die Anderen", die per Videotelefonie zugeschaltet werden. Die extern Teilnehmenden sind dann die, die sich auch mal aufdrängen müssen, um teilnehmen zu können oder in der Pause vergessen werden, weil sie nicht so sichtbar sind wie die anderen vor Ort. Jetzt sind die Bedingungen digital bei allen gleich. Allerdings werden andere Probleme sichtbar: Wer hat einen Arbeitsplatz zu Hause? Wer schon vorher im Home Office gearbeitet hat, ist klar im Vorteil und hat sich womöglich schon einen funktionierenden Platz eingerichtet. Was ist mit den anderen?

Support anbieten

Wenn alles zu Hause vorhanden ist, solltest du dir die Zeit zum Einrichten des Arbeitsplatzes nehmen und die Hardware in Ruhe testen (Headset, Kamera). Was ist, wenn etwas fehlt? Wenn Hardware wie ein Monitor, Tastatur o.ä. fehlt oder Möbel (Schreibtisch, Schreibtischstuhl) fehlen, ist es notwendig, diese Problematik zu lösen. Hierfür ist es gut nachzufragen, ob alle versorgt sind und was fehlt. Entweder im individuellen Gespräch, oder im Anschluss an das Daily eine Runde machen, bei der alle zu Wort kommen können. Dabei ist es wichtig, für fehlendes Material eine Lösung zu finden: Wer wohnt nah beieinander und kann Hilfe anbieten beim Transport des Monitors oder des Schreibtischstuhls?

Set the stage

Nicht alle haben ein Arbeitszimmer zu Hause, weil wenig Platz ist oder die Räume von den Kindern genutzt werden. Auch wenn es dafür keine Lösung gibt, hilft es schon, darüber zu reden, damit alle einmal die besondere Situation, die wir zu Hause haben, mitbekommen. Wenn Kinder oder Haustiere rein kommen oder in die Kamera schauen, ist das ok, es ist ja auch ihr Zuhause, in das jetzt der Arbeitsplatz gepflanzt wurde. Wie bei einem vor-Ort-Meeting im lokalen Konferenzraum brauchst du Getränke, Stifte, Block usw. Lege dir das zurecht und sei ruhig etwas früher im Meeting, um die Technik zu testen.

Los geht's: Kamera an & mute

Bei den Videokonferenzen ist es wichtig, dass alle sichtbar sind, also sollten alle auf jeden Fall die Kamera anmachen und ggf. nachfragen, wenn andere sie aus haben. In die Kamera zu schauen hilft den anderen, dich besser sehen und verstehen zu können. Schnelle Bewegungen lenken die anderen ab und richten den Fokus auf dich. Wenn die Bewegung unumgänglich ist, dann ist es besser, die Kamera auszuschalten. Heller Hintergrund (z.B. Fenster) blendet die anderen und sie sehen nur deinen Schatten; versuche das zu vermeiden. Mit dem Galeriemodus bekommst du einen Überblick der Teilnehmenden, auf diese Weise siehst du auch, wer gerade spricht.

Audio sticht Video

Gut hörbar zu sein ist das wichtigere Feature. Hier kann nämlich das nächste Problem auftreten, das vorher im gut ausgestattenen Büro unsichtbar geblieben ist: Internetverbindungen sind unterschiedlich gut. Hierfür ist auch eine Lösung, die Kamera auszuschalten. Es hilft allen, wenn das kommuniziert wird und du nicht einfach so die Kamera ausmachst. Dies gilt zumindest für Videokonferenzen mit einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmenden, wie z.B. deinem Team. Audio ist wichtig, aber nur, wenn ihr redet, d.h. wenn ihr nicht redet, auf jeden Fall stummschalten und nur zum Reden die Stummschaltung aufheben, dann lenken Hintergrundgeräusche nicht ab. Am besten ist es, ein Headset zu benutzen, um einen Rückhall in deinem Mikro zu verhindern, das die anderen in ihrem Lautsprecher hören würden. Was behindert sonst noch die Konzentration?

Wir müssen reden & Pausen machen

Pausen spielen remote eine viel größere Rolle. Videokonferenzen sind anstrengender als vor-Ort-Meetings, weil wir Mimik und Gestik nicht im gleichen Maße sehen und deshalb viel aufmerksamer sein müssen. Das bedeutet, Pausen werden relevanter. Individuell könnt ihr darauf achten, euch einen Timer stellen und regelmäßig kurze Pausen machen (nach ca. 40-50 Minuten). Bei längeren Teambesprechungen hilft es auch, darauf zu achten und schon bei der Planung kurze Pausen einzurechnen. Das gilt auch für das Pairing: sprecht euch ab und legt flexibel Pausen ein, holt Luft oder etwas zu trinken.

Kommunikationsregeln abstimmen

Die Abstimmung über die Kommunikation bekommt ebenfalls eine stärkere Rolle. Dazu kann gehören, dass ihr die Hand hebt, wenn ihr etwas sagen wollt, damit eine Reihenfolge festgelegt werden kann. Wenn du deinen Beitrag bringst, hilft es, präzise zu sagen, worum es dir geht und nicht in Monologe zu verfallen, sondern anderen auch die Möglichkeit zu geben, sich zu beteiligen. Die Zustimmung oder Ablehnung eines Beitrags könnt ihr durch Daumen hoch / Daumen runter signalisieren, bei einigen Tools gibt es dafür auch Icons. Für die Konzentration ist es hilfreich, andere Kommunikationskanäle zu schließen, wie Chats oder das E-Mail-Programm. Wenn du früher raus musst, gibt es die Möglichkeit, sich im Videokonferenz-Chat abzumelden, dann wird niemand beim Sprechen unterbrochen. Wenn ihr sonst ohne Moderation arbeitet, kann es remote durchaus hilfreich sein, eine Moderation oder auch eine Agenda zu haben. Sprecht über diese Dinge im Team und einigt euch auf die Regeln, die euch helfen.

Retros nutzen

Nicht alles kann im Daily oder in Einzelgesprächen besprochen und geklärt werden, deshalb ist es ratsam, auch die Retros zu nutzen, um weitere Fragen zu diskutieren: den Umgang mit Pairing beispielsweise. Funktioniert das Pairing? Hindert euch etwas daran, das Pairing durchzuführen, fehlt etwas? Aber auch generell die veränderte Kommunikationssituation kann ein Thema sein.

Wir haben mit all diesen Dingen gute Erfahrungen gemacht, aber was für welches Team und in welchem Kontext richtig ist, könnt nur ihr selber in eurem Team entscheiden. Wenn ihr in dem Prozess Unterstützung braucht, meldet euch gerne bei uns. Viel Erfolg und bleibt gesund!

Die Autorin

Lena Zamzow
Lena Zamzow arbeitet seit 2016 bei neuland erst als Softwareentwicklerin und seit März 2020 als Projektleiterin und agile Coach. Sie ist aktiv in unserer Frauen in der Informatik Gilde, findet freie Software wichtig und ist vom agilen Arbeiten begeistert.