12.12.2018 von Ralf Zarsteck

Das Weihnachtsessen ist ein zentrierendes Ereignis in vielen Unternehmen, und so ist es auch bei uns. Wir berichten über das Konzept "Weihnachtsessen" bei neuland und insbesondere, welche Werkzeuge und Artefakte wir nutzen. Wir sind ein wenig stolz darauf, dass und wie wir auch bei diesem Event in Zahl und Qualität wachsen konnten und dabei mit überschaubarer Zeit auskommen - kurz, wie X-mas-Kanban-Cooking bei neuland skaliert.

... und plötzlich war es Tradition

Wir kochten unser Weihnachtsessen von Anfang an selbst. Es ging uns bei diesem Event nie um ein kostengünstiges Abfüttern oder den ritualisierten Ablass für Nerv im Jahreslauf via Besuch im Sternelokal. Wir wollen das Jahr feiern, über die Teamgrenzen hinaus, und einen wirklich schönen Abend haben.

Wir sitzen gern zusammen und viele von uns kochen mit Leidenschaft. Wir alle mögen unsere Räume und nutzen sie auch für diesen Zweck. Weil es jedes Jahr aufs Neue viel Spaß macht, nehmen wir uns die Freiheit, mit Euch zu teilen, wie man für über 100 Leute lecker, ambitioniert und entspannt kocht, ein schönes Ambiente für die Feier schafft und dabei auch noch selbst mittun kann. Zusätzlich liefern wir Details, die den Transfer von neuland in die private Sphäre geschafft haben.

Alle, die schon mal ein Weihnachtsessen gemacht oder organisiert haben, kennen die Herausforderungen:

  • einen Termin finden, der im Wettbewerb mit den vielen Jahresendfeiern in Kindergarten, Schule, Verein, Initiative, Nachbarschaft und Familen- und Freundeskreis bestehen kann
  • unterschiedliche Vorlieben, Geschmäcker und gesundheitliche Notwendigkeiten bedienen und trotzdem ein kulinarisches Highlight bieten
  • Ort und Deko, Auf- und Abbau organisieren

Allzuoft führen alle Anstrengungen doch nur zu suboptimalen Ergebnissen und gleichzeitig negativem Stress bei den Veranstalterinnen. Am Ende sind dann alle nur halbzufrieden. Das mögen wir nicht.

Für uns heißt ein Weihnachtsessen inzwischen 100 x ein mehrgängiges Essen anbieten, mit dem carnivore, vegetarische, vegane und sonstige Interessen bedient werden. Dafür wird geplant, eingekauft, vorbereitet, gekocht, angerichtet und serviert. Es braucht gut 100 Plätze mit vollständigem Geschirr, Servierschüsseln, Gläsern und Besteck. Wir schenken einfache, aber gute Getränke aus, vom Softdrink bis zum Schnappes hinterher ist alles dabei.

Jedes Jahr organisiert das Dekoteam nicht nur den Aufbau, sondern auch eine festliche und außergewöhnliche Dekoration - Weihnachten ist eben nicht Alltag. Da wir unsere Räume nutzen, bauen wir am Veranstaltungstag (eingebürgert hat sich der Freitag) Arbeitsplätze ab und Esstische sowie Stühle, Büffettische etc. auf. Am Samstag werden der Festsaal und die Küche vollständig aufgeräumt, unsere sehr geschätzten Reinigungskräfte machen eine Grundreinigung, danach bauen wir die Arbeitsplätze wieder auf.

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Wir haben günstige Voraussetzungen (zum Teil geschaffen), die uns unterstützen. Wir haben das Glück, eine große Küche gebaut zu haben, in der wir kochen können. Unsere Räume lassen sich für große Gesellschaften nutzen und unsere Ausstattung ist mobil. Wir können etwas Geld ausgeben: wenn wir Dinge brauchen, um ein schönes Weihnachtsessen auszurichten, kaufen oder mieten wir sie. Das Event hat einen guten Ruf bei den Kolleginnen, beiden Teams wird vertraut - Erfahrung wird anerkannt und zählt. Dabei ist das Team die Konstante, nicht die Einzelperson.

Autonome Teams ...

Es haben sich drei autonome Teams gebildet. Eines (dies Jahr: 7 plus x) kümmert sich um das Essen im engeren Sinn, ein zweites (dieses Jahr 3 + x) gestaltet und dekoriert den Ort des Events. Das 3. Team übernimmt als spontan-autonome Noodle-Bande das Abbauen und Aufräumen (11 neuländerinnen nutzen unser firmeneigenes Terminfindungstool). Artefakte und Werkzeuge gibt sich jedes Team selbst (und das jedes Jahr wieder neu). Wir passen uns dabei kontinuierlich an (z. B. aktuell Kommunikation über Mattermost-Channel statt Mailinglist). Jedes Teammitglied bringt ein, was es kann. In den Teams sind vom Rookie bis zur Veteranin alle vertreten. Wir leben eine Kultur der Verbesserung: mach, was Du gut kannst, verbesser Dich in Freude, übernimm Verantwortung.

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Das Kochteam arbeitet mit einer Produktvision (dem Menüplan), einem Storymapping (als Google Doc) und einem Kanban-Backlog in zwei Swimlanes. Das Dekoteam arbeitet mit einem Trelloboard auf Taskebene. Beide Teams machen nach dem Event eine Retrospektive, wir holen vorher Feedback ein. Beide Teams stimmen sich vor der Weihnachtsfeier in unregelmäßigem Rhythmus ab. Die implizite Regel: Wer ahnt, dass eine Festlegung im eigenen Team ("diesmal runde Banketttische") die Arbeit des anderen Teams tangiert, konsultiert.

Die Teams entscheiden selbst, wieviel Aufwand sie treiben, um das Ziel zu erreichen. Wir haben dabei keine POs. Den Einsatz von Arbeitszeit und Geld planen die Kolleginnen eigenständig. Auch hier gibt es die Kultur der Konsultation. Dabei entscheiden die Teams, wann und wer konsultiert wird. Bisher hat das noch immer sehr gut geklappt.

Außerdem arbeiten wir wertorientiert, d. h. die neuländerinnen sind Endkunden der Teams, weder Deko und Ort noch Kochen und Essen sind Selbstzweck. Wenn wir Strukturen anpassen müssen, um den Wert zu steigern, tun wir das. Wir sind sozusagen agile fluent in den Buszonen "Optimizing", vielleicht gar "Strengthening". Die Metrik ist simpel: je mehr zufriedene Teilnehmerinnen am Weihnachtsessen wir haben, desto besser ist unser Produkt (call it NPS, if you like). Und die zweite Metrik: Spaß und Freude sind wichtige Triebfedern für die Teams.

... mit Prinzipien statt Regeln ...

Unser Toolset für das X-mas-Kanban-Cooking ist bescheiden. Dabei ist es wichtiger, Gutes zu finden und anzupassen als das Rad (hier ein Bankett) neu zu erfinden. Die wirksamste Innovation der letzten Jahre war z. B. eine relativ alte Hauswirtschaftstabelle mit durchschnittlichen Mengenangaben pro Person, die in einem mehrgängigen Menü ausreichend sind. Seit wir diese Mengen (im Laufe der Zeit wurden diese aus Erfahrung noch reduziert) zur Grundlage gemacht haben, kochen wir nicht mehr zu viel, haben wenig Reste und werden trotzdem alle satt.

Das Menü wird im Team geplant. Dabei kommen unterschiedliche Perspektiven zusammen. Manche wollen kulinarische Perfektion, manche vegan evangelisieren, für viele steht der Spaß beim Kochevent im Vordergrund und inzwischen gibt es auch die "das war doch schon immer so"-Stimmen, die sich auf vertraute und erfolgreiche Wiederholung freuen. Wir starten immer wieder neu, d. h. wir reden jedes Jahr über die Ziele, priorisieren und prüfen unsere Ideen, ob sie diesen Zielen dienen oder widersprechen. Am Ende steht unser Menüplan, den wir über die "Mutter aller Tabellen" operationalisieren. Aus dem Menüplan entstehen so detaillierte Mengenangaben, aus denen wiederum die Einkaufslisten sowie die Kanbantasks. Zentrales Organisationsmodell innerhalb des Teams: für jedes Gericht finden sich Verantwortliche. Die schreiben ihre Kanbantasks mit Blick auf die mittuenden Kolleginnen. Manchmal detailliert, manchmal grob. Immer aber so, dass abgeschlossene Arbeitsschritte definiert sind, die sinnvolle Inkremente abbilden.

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Wir entzerren - wo immer möglich - zeitlich: wir suchen immer wieder, was en avant gemacht werden kann. Wir legen großen Wert auf die Vorbereitung: Was muss da sein, bevor man loslegt - das zahlt sich extrem aus. Querschnitts- und Basisprodukte müssen da sein.

Wir setzen angepasste Techniken ein: Sous vide als Gartechnik hat sich in den letzten Jahren etabliert, Kochen à la minute vermeiden wir tunlichst. Wir reduzieren die Features nicht um jeden Preis: so called "Pamps" wie Eintöpfe und Curries haben wir ausprobiert, aber nicht als gut genug für unsere Zwecke empfunden. Sonderlocken versuchen wir ohne Qualitätsverlust zu reduzieren: mehr als vier Fünftel unserer Menükomponenten sind vegan, auch wenn wir nur 10% vegane Esserinnen haben. Auch lactose-intolerante Esserinnen sollen sich an den meisten Gerichten laben können und nicht nur unangemachten Salat mümmeln müssen.

Wir entscheiden immer selbst über Make or Buy: Wir fragen uns: was können wir selber machen, was wollen wir selber machen, wie schaffen und schöpfen wir Wert (gemessen über Teilnahmequote, Feedback und Zufriedenheit der neuländerinnen). Alles andere tun wir nicht oder lassen es weg. Wenn man etwas forscht, machen wir eigentlich eine Wertbildungsrechnung, ohne dass wir es so nennen.

Aktuell gestalten wir unser "Kerngeschäft" selbst: Menüplan, Sitzplan, Dekokonzept, wir bereiten vor, wir kaufen Zutaten zum Kochen und besondere Getränke selber ein. Wir kochen, richten an, servieren, räumen ab und auf. Kochutensilien bringt jeder selber mit (weil das eigene Messer doch eh das beste ist). Alles, was wir nicht als Kerngeschäft betrachten, kaufen und mieten wir zu: Geschirr, Besteck, Gläser, Servier- und besondere Küchenutensilien mieten wir (die können grob gereinigt abgegeben werden - das macht es leichter), Getränke einschl. Kühlung lassen wir liefern, Möbel werden gemietet und teilweise auch aufgebaut.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Kaufen nicht immer billig und Mieten nicht immer teuer ist. Zum einen passen die gekauften Artikel in den Mengen im nächsten Jahr meist nicht oder es fehlt das, was wir aktuell brauchen. Die Deko ist jedes Jahr anders und das ist auch richtig so. Für die Küchenutensilien gilt - wie mein Geselle im Job gerne sagte, "Schwund ist immer" - manches geht übers Jahr auf Reisen.

Trotzdem verwenden wir soviel wie möglich wieder und wollen nur das anschaffen oder mieten, was wir für unser Projekt Weihnachtsessen brauchen. Bei vielen Dingen geht das gut, z. B. freuen wir uns jedes Jahr wieder über unsere Batterie an Töpfen, Auflaufformen, Kochlöffeln etc.. Die Ausstattung wird also bei der Planung berücksichtigt, sie bestimmt unser Menü aber nicht. Die Hardware dient, sie führt nicht.

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Resümee: Konzept ohne Ablaufdatum

Wir gehen davon aus, dass auch in der nächsten Zukunft das Weihnachtsessen eine agile neuland-Veranstaltung bleibt. Ob wir die Menüidee ändern werden, wenn die Zahl der Essen steigt? Keine Ahnung. Ob wir am Ende nur noch Leberwurstbrote schmieren? J'ai pas.

Aber egal, was wird. Das, was es dann ist, wird passen und ein Stück neuland-Leben sein. Ich bin gern Teil davon.

Lecker und praktisch

Hier findet ihr das Weihnachtsmenü 2018. Und hier unsere Checkliste und eine Tabelle für das entspannte Weihnachtsessen - auch zu Hause

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Disclaimer:

Wir verwenden den Begriff X-mas-Kanban-Cooking in der Erwartung, dass wir nicht mit einem anderweitig rechtlich geschützten Begriff hantieren. Schließlich kochen wir so schon seit 12 Jahren. Hoffen wir mal, dass nicht wie bei einer von uns gerne genutzten Kurzvortragsform japanischen Ursprungs plötzlich Post vom Anwalt hereinflattert.

Unsere Haltung bleibt, alle Erscheinungsformen gesunden Menschenverstands nicht unter Gebrauchsmusterschutz stellen zu wollen, sondern uns im Gegenteil zu freuen, wenn sich schöne Dinge möglichst weit und ungehindert verbreiten.

In diesem Sinne: Get started and happy X-mas-Kanban-Cooking.

P.S. Die Fotos stammen aus dem letzten Jahr. Auch wir leben noch in einem Konstrukt linearer Zeit. Aktuelle Bilder von 2018 findet Ihr in unserem @neuland Twitter Stream.

Der Autor

Ralf Zarsteck
macht Projekte seit 1992, eCommerce seit 2000, war 2006 neuland Mitgründer, ist vielseitig interessiert (manche sagen: sprunghaft ...). "Ich nehme bei neuland verschiedene Rollen ein, und das gerne. Falls ich mich für eine entscheiden müsste: agiler Evangelist. Weil es die beste Art ist, erwachsen zu arbeiten. Und das nächste Level erreichbar macht."
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